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"誰も無理しない" リモートワークをチームで実現するための 5 個の原則 #Zaim

はじめに

こんにちは、Zaim の綿島です。私の担当する経営企画のミッションのひとつに、スタッフのモチベーション向上のための環境構築などがあります。

その施策のひとつとして「リモートワーク(在宅勤務)」があり、これまでに何度か記事にしている通り、とっても好評です。Zaim では出社が基本スタンスですが、入社半年後の社員なら原則誰でもリモート利用 OK 。私も家事や子どもの通院のためにフル活用中です〜!

なんでリモートワークするの?

具体的なメリットを挙げると…

・通勤時間が短縮できる
・通勤ストレスがない
・休憩を活用できる(家事、通院など)
・旅行や帰省のプランが立てやすい

などなどありますが、つまり!「場所と時間の自由度がめっちゃ高まって、スタッフの満足度が上がる」という一言につきます。往復の通勤時間のインパクトたるや…。

リモートワーク、問題はないの?

とはいえそれは利用する側のメリットなんですよね。オフィス出社側は、それがデメリットになってしまう場合もあるほか、セキュリティ面での不安もあるのは正直なところ。

例えば

・今日は出社?休みなの?が分かりにくい
・突然「今日リモートです」って何があったんだ、起きてるのか!?
・打ち合わせやりたいけど、声かけていいの?
・さっきからオフラインなりがちだけど通信大丈夫…?

などなど、実は「リモートされる側」が気持ちよく働けることこそが、この制度の維持に不可欠な要素だったりします。 Zaim も創業当初からリモートワークを活用してきたものの、自由度の兼ね合いから試行錯誤で都度ルールを調整してきました。(スタッフからバンバン意見が出るし、どんどん吸い上げますよ!)

そこで今日は、2018 年 12 月現在の「リモート運用のための 5 個の原則」をご紹介します。

(1)事前にリモートの予定を共有する
(2)通信環境を整える
(3)遠慮せず会議を依頼する
(4)セキュリティルールを厳守する
(5)がりがり仕事する

(1)事前にリモートの予定を共有する

何でもそうですが「突然」という物事ほど、周りが振り回されるものはない…。そのため、Zaim は全員が書き込める勤怠専用の Google カレンダーがあり、リモート含め、勤怠に関する連絡を前週の最終営業日までに登録することになっています。

ここに登録しておくと、1 週間の予定 bot が Slack でまとめてお知らせしてくれるのでめっちゃ便利。(オフィスビルのメンテ状況もわかるよ!)

ただ、カレンダーに登録するのを忘れてしまった!なんてこともあります。人間だもの…しかたない。

そのため、前日にも念のため、Slack でお知らせするのをルールとしています。

リモートの場合、勤務時間を前倒し変更することも多いので、その場合は時間とセットでお知らせします。とにかく「リモートで勤務します!」をきちんと前もって決めて、周知してから仕事をする。これが肝心で、「なんとなく今日は出社が面倒だからリモートでいいや」というゆるんだ空気がなくなるんですよね。不思議。

(2)通信環境を整える

リモートする上で超基本、業務にならないような通信環境は絶対 NG です。逆を言うと、ものすごくインフラが整っているなら海外でも問題なく業務できます。

(3)遠慮せず会議を依頼する

リモートする側もされる側も、ここで遠慮してしまうとストレスが生まれてしまうもの。そのため、合言葉は「リモートでも関係なく会議に招集&参加!」です。(もちろん前述の通り「突然すぎる」ことはリモート関係なく避けたいところ)

そのためにはオンライン会議の環境構築は不可欠。最近、Zaim 内ではビデオ会議サービスの Zoom 利用が爆発的人気です。

Slack のビデオチャットよりも負荷が低く、ビデオチャットへの招待 URL さえ送ればスムーズに開始できるので大活躍です。音声がブチブチ切れるストレスからの解放!最高!

また、会議には eMeet というマイクスピーカーを使用。360度全方位で複数の声をひろってくれるので、リモート会議の質が格段に上がりました。手のひらサイズで小さいのもかわいい〜。スイッチ入れたときのスタート音声もなんかかわいい〜。


(4)セキュリティルールを厳守する

先日、電子決済等代行業者という業登録を完了したばかりの弊社としては…セキュアな環境での業務は絶対なのです!

会社貸与の PC のみでの作業をすること&会議の際は個室で…などなど。詳細は非公開ですが、厳密にルールを決めており、それに沿った場所や環境でしか業務に携わることを許可していません。

(5)がりがり仕事する

そして最後はこれですね!リモートの「場所と時間の自由度がめっちゃ高まる」というメリットを最大に活かして、出社するとき以上に成果を出すことを意識して仕事に取り組む。パフォーマンスを上げるからこその、自由な制度。言わずもがなです。場所は関係なく、仕事がんばろう。

まだまだ挑戦は続いてます

以上、2018 年 12 月 現在の Zaim のリモートワーク 5 個の原則でした。ただ、一緒に働くスタッフのライフスタイルや仕事の内容によって細かなルールの配慮はこれからも進めていく予定です。

リモートする側もされる側も、働く人みんなが快適に仕事をできる環境を、経営企画部ではまだまだ追求してまいります!

ということで、お待ちしておりますよ!


 


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kotomi

渋谷で働く母です。 家計、整理、片付けをしてると時を忘れます。 ストイックとゆるやかをいったりきたり。大阪人。

Zaim スタッフの頭の中

「もっと、お金に、楽しさを!」家計簿サービスを運営する株式会社 Zaim のスタッフたちが、どんな風にサービスに向き合い働いているかを綴る note です。
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