週 3 回の社内 LT 会が 1 年続いているので Zaim での仕組みを共有します

2021年9月29日 10:18

はじめに

こんにちは、 Zaim でサーバーサイドを担当している @naoki85 です。
Zaim では 2020 年 3 月から2021 年 9 月現在まで、原則リモートワークでの勤務を続けています。
その中で、エンジニアの交流の一環として、朝会でのライトニングトーク（LT）を実施してきました。
そろそろ 1 年になるので、本記事を通して弊社での事例を共有します。

LT を始めた理由

リモートワークを始めた当初から、社員間のコミュニケーションが薄まることは想定できていました。

そこで弊社では有志で毎日の朝会を実施し、交流をはかりました。
ただ、当初はノーテーマの雑談であり、毎日やっているとネタが尽きてしまう……という問題に直面しました。

そこで、せっかくエンジニアが集まっているのだからと週 5 日のうち 3 日の朝会を LT として、1 日 1 人ずつ発表してもらうことにしました。

LT 朝会の仕組み作り

ふんわり「LT するから準備してね」くらいの周知でも良かったかもしれません。
実際、 1 年も続いている大きな理由は、弊社メンバーの協力によるところが大きいと考えています。

しかし開始当初から私は長く LT を続けていきたかったので、自然消滅してしまわないよう以下の発表ルールをはじめとするいくつかの仕組みを作りました。

発表ルールを設定

社内で使っている情報共有ツールの Kibela に以下のルールを作成しました。
発表者にはまずこのルールに目を通していただいています。

基本
発表時間は 15 分程度。その後 5 分を質疑応答に使用する。
人数によって開催日は増減する。
担当はローテーションで決める。
1 か月に 1 回は発表する機会が回ってくるよう調整する。

出席
自由参加で業務優先。
もし LT の担当になったらその日は参加してほしい。
業務とかち合ったら Slack に通知する。

内容
技術的な内容や最近のニュースに関することならなんでも良い。
ニッチなライブラリであっても知っておいて損はない。
他の業界の技術やサービスも知りたい。
ただ、ニュース記事をそのまま紹介されても微妙なので一歩踏み込んで調査してほしい。

資料
Google プレゼンテーションなどによる簡単な資料があると良い。
特定のフォルダに「YYYYMMDD_名前_タイトル」で保存すること。

発表する内容が決まったら
内容がざっくり決まったら、指定のスプレッドシートに追記すること。
発表日当日に、Slack チャンネルに予告をする。

Asana で発表日をアサイン

Zaim ではタスク管理ツールとして Asana というサービスを使っています。
そこに「朝会 LT の準備をする」というタスクを割り当てています。
マネージャーでもメンバーでも、順番に割り当てられるようになっています。

担当者は期日に発表することを想定し、準備を進めます。
もし、業務のスケジュールと被ってしまった場合はルールに則り、連絡をしていただきます。

本日の LT を Slack に投稿

朝会を続けていく中で、社内にも評判が広まりました。
当初は有志のエンジニアだけだったのが、最近ではデザイナーやバックオフィス、ユーザーサポートも参加していただけるようになり、技術以外の発表も増えてきました。

ただ全員が、すべての LT に興味があるわけではありません。
発表ルールの「発表する内容が決まったら」項に記載しているように、発表内容を事前にスプレッドシートに記載していただいています。
そのスプレッドシートと Google Apps Script を使用して、以下のように、LT 実施日には Slack チャンネルに今日の議題を投稿しています。

スクリーンショット 2021-09-27 22.08.10

これを見て「本日の LT に参加するかどうか」を各人に判断してもらいます。

時間厳守

発表ルールに記載している通り、LT 会は発表 15 分 + 質疑応答 5 分の合計 20 分としています。
業務もありますので、だらだらと引き伸ばすことはしていません。

司会を配置

司会者も毎回立てています。
タイムキーパーと質疑応答の進行が主な役割です。
司会者は発表者と違い、有志で担当しています。

参加者から「仕切る人がいたことが継続の要因であった」という声もありました。

実施してみた感想・評判

約 1 年運用していますが、業務や資料の準備不足による欠席は数える程度しかありません。
また、以下のようなポジティブなフィードバックもありました。

・朝会 LT に向けて目標を立て、新しい知識をつけるモチベーションになった。
・他の人の発表を聞いて、良いところを取り入れている。
・○○さんが△△に興味を持っていると知れた。

最後に

LT とはいえ、継続するにはいくつかルールはあったほうがスムーズに進むことが分かりました。

また、各人の発表で面白い内容はいくつもあり、個人的にも刺激を受けました。その内容を今後、本ブログにて連載したいと考えています。