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オフィスで大活躍の自作 Slack&Google カレンダー連携受付システムを紹介する #Zaim

こんにちは!Zaim 代表の @unicco です。今日は弊社の受付システムについて紹介したいと思います。私は趣味の一つが管理ツールの作成でして、このシステムも 2 年前に業務外で作ったものになります。

巷にはほかにもたくさん受付システムはありますが、我ながら「100 人以下のワンフロアのオフィスには必要十分かつシンプルで、来訪者のご案内にかかる時間的コストがだいぶ低いのでは…!?」と感じているので、どんな機能があるか、簡単にご紹介したいと思います。

この受付システムの特徴は、以下の 3 点です。

超シンプルな UI
Slack&Google カレンダーと連動
飛び込み営業撃退

超シンプルな UI

UI が極限までシンプルです。

画面をタップすると、選択肢は四つ。

「お約束のない方」以外は以下のような画面になります。少し待てば、スタッフが案内にやってくるという流れです。

Slack&Google カレンダーと連動

四つの選択肢のいずれを選んでも、Slack で特定のチャンネル(弊社では #log-reception)に通知が来るようになっています。

例えば「配送事業者の方」の場合は以下のような内容です。

ここにある「応対します」ボタンを押下すると、誰がお迎えに行くかがほかのスタッフにも分かるようになっています。

また、「お約束の方」や「採用面談の方」の場合は、Google カレンダーの会議室の予約状況と連動して、以下のようにスケジュールをリスト表示します。なおリストからは社内の打ち合わせは自動的に除外しており、社外の方が来訪される会議のみが出るようになっています。

これにより、どなたが来社されていて、どこの会議室にお通しすべきか、また Zaim 側の担当は誰なのかが事前に分かります。電話による取次に比べて素早く、かつ確実にご案内できる仕組みとなっています。

工夫したのは「外部の方とのアポイントメントやカレンダーの登録など、スタッフ側の業務をまったく変えなくても、便利に使えるものにする」という点です。スタッフに「こういうルールでカレンダーの追加方法を変えてほしい」とお願いしても、それを浸透させるのは至難の技。最小労力で「ご案内にかける時間的コストを減らしたい」という目的が叶うように、かかる負荷はシステム側で吸収するようにしました。

全体のフローは、以下のような形となります。

飛び込み営業撃退

2 年前に初めて作ったバージョンでは、「飛び込み営業が来た場合でも、問答無用に応対しなくてはならない」という課題がありました。これを改善するため、現在運用している ver.2 では、来訪者の選択肢に「お約束のないお客様」という項目を増やしました。

この選択肢が押下された場合、来訪者側には「お約束のない来訪は受け付けておりませんので、お問い合わせフォームから連絡してください」という旨を表示し、Slack 側には以下のようなメッセージを投稿するようにしています。

この後すぐ「お約束の方がいらっしゃいました」という通知があっても、飛び込み営業の可能性もあると心の準備ができるので、心理的に楽になりました。

終わりに

この話をすると「うちにもほしいな〜!」と言われることが多く、それを真に受けてサーバーサイドの実装のサーバーレス化(Google App Script)を進めており、いずれオープンソース化したいと考えています。完成次第、note でエントリを書くので、気になる方は Zaim の note マガジンをフォローください!

Zaim では一緒に働く仲間を、さまざまな職種で募集しています。


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(株)Zaim 代表取締役/サービスと自動化と管理画面の開発が大好きです。
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