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Slack で異なる職種間のコミュニケーションを円滑に進めるための整理術 #Zaim

こんにちは!Zaim 経営企画部コーポレートチームです。今日は小ネタとして、Zaim で使っている社内チャットツール Slack をどう使っているかを一部、ご紹介したいと思います。

「Slack チャンネル多すぎ問題」に苦しんでいませんか?

Zaim も Slack を使い始めた当初、スタッフが思い思いにチャンネルを増やし、コミュニケーションを取っていました。しかし人数が増えるに従いチャンネルも増加し、徐々にカオスなことになってしまいました。

結果、以下のような問題が起こりました。

どこで何の会話をしていたか分からなくなってしまう
ひとつのチャンネルで広範囲の話が展開されて結論が見えづらい
同じようなチャンネルができてしまう
新メンバーが参加すべきチャンネルに入っていないままだった

特に問題があったのは、一つのチャンネルで取り扱う話題が多種多様になり、異なる職種間のコミュニケーションが困難になるという点でした。例えば営業メンバーがエンジニアに何か確認したいことがあって、とあるチャンネルで質問した場合、そのチャンネル内でエンジニア同士の専門的な検討が始まってしまい、当の営業メンバーが読んでも何がなんだか分からないという事態が発生してしまっていました。

 「このままでは非効率すぎる…!Slack チャンネルを整理整頓しよう」という声が上がり、一括して見直すことにしました。

まずは共通 prefix を付けて整列

その時に考えたのが、「prefix(接頭辞)を付ける」というルールです。具体的に、Zaim では以下のような名付けとしました。

div-xxx
事業部ごとのチャンネル。

staff-xxx
事業部の中に存在するチームや職種ごとのチャンネル。例えば staff-support はサポートチーム、staff-tech はエンジニア全員、staff-ios は iOS エンジニアチームといったような具合。

prj-xxx
デザインリニューアルなど、部署や職種を超えた大きなプロジェクトについてコミュニケーションするための場所。プロジェクトが終わればアーカイブ化する。

unit-xxx
プロジェクトよりも小さい単位=ユニットごとのチャンネル。例えば、定期的に受ける脆弱性診断のためのコミュニケーションの場など。ユニットの活動が終了したら、アーカイブ化する。

to-xxx
チームに対して質問したり、共有したりする場所。例えば to-support であれば「エンジニアからサポートチームに質問する」「エンジニアからサポートチームに障害が起こっていることを共有する」といったような使い方になる。

alert-xxx
障害や緊急の通知など、アラートを受け取るためのチャンネル。

announce-xxx
全体に告知するチャンネル。基本的に会話はしない。どうしても会話したい場合はスレッド化する。

log-xxx
BOT からのログを流す場所。

random-xxx
本業以外の会話をするところ。漫画やゲームなど趣味の話や、ニュースの話題なども。

重要なのは「to」と「staff」チャンネルの存在

このルールを作っていく上でポイントとなったのは、「to」から始まるチャンネル群です。これらは「サポート」「エンジニア」「採用」といったようなチームごとにチャンネルがあり、それぞれに質問・共有したいことを投げかける場としています。それぞれのチャンネルには責任者を決めており、何か質問があった時に誰も回答しない、というのを防いでいます。

一方で「staff」から始まるチャンネルは当事者しか加わらないようにしています。つまり、専門的な話は staff チャンネル内で完結できるようにしました。

こうすることで、専門性が異なるメンバー間のコミュニケーションが非常にやりやすくなりました。

前述した例にのっとると、今回のフローでは、まず営業メンバーは to-tech で質問します。to-tech の責任者は、難しい内容であれば staff-tech に持ち帰り、エンジニア同士で揉んで回答を考え、to-tech に投稿する、という流れです。営業メンバーからは、「質問に対する回答だけが明確に返ってくるので助かる」という声が上がるようになりました。

おわりに

以下は、とあるスタッフの Slack チャンネルの様子です。コミュニケーションの交通整理ができるようになったことももちろんですが、見た目も整列していてきれいですね!

また、この note で何度も出てきているように「ちょっとした質問」を超えるような重さのタスクは、すべて Asana というタスク管理ツールで実施しています。このため Slack では口頭コミュニケーションに近い、会話的な確認・相談が主となっています。

Zaim ではさまざまな職種のチームメンバーを募集しています!


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Zaim

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「もっと、お金に、楽しさを!」家計簿サービスを運営する株式会社 Zaim のスタッフたちが、どんな風にサービスに向き合い働いているかを綴る note です。

コメント1件

zaimさんasana推してますね。久々に覗いてみようかな
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